Chương trình quản lý bán hàng online – xác định các yêu cầu và chi tiết chức năng

Kinh doanh rất khắc nghiệt – nếu bạn không tiến bộ nghĩa là bạn thụt lùi – bởi tất cả mọi người đều chạy nhanh về phía trước.

Kinh doanh online có thuận lợi, vì bản chất của nó dựa trên nền công nghệ nên nó tạo điều kiện cho chúng ta ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cải tiến dịch vụ ở các khâu khác, và một trong những khâu quan trọng nhất phải làm đó là xây dựng hoàn chỉnh chương trình quản lý bán hàng online cho thật khớp với đặc thù kinh doanh của bạn.
Giờ thì chúng ta cùng trả lời xem, chương trình đang định xây dựng đem lại những lợi ích thiết thực cơ bản nào:

  • Nó cho phép chúng ta biết được sản phẩm nào đang bán chạy hoặc bị ế. Từ đó có những điều chỉnh quá trình marketing hoặc ngừng hẳn sản phẩm kém hiệu quả.
  • Nó tự động tính toán doanh thu theo ngày, tuần, tháng. Giảm thiểu công sức phải tính toán bằng tay.
  • Nó cho chúng ta biết đâu là khách hàng trung thành (mua nhiều lần), khách hàng vàng (mua giá trị lớn). Công cuộc này rất quan trọng. Nó giúp tập trung vào các khách hàng mục tiêu giá trị cao. Thực hiện marketing lại, khuyến mại để đẩy mạnh doanh thu.
  • Nó giảm thiểu rủi ro của việc nhập liệu sai (ví dụ bạn nhớ nhầm giá), tính toán sai (tính tổng tiền sai).
  • Với mô hình online, có thể quản lý từ xa, nhiều người ở những vị trí khác nhau có thể tiếp cận dữ liệu.

Tóm lại rất nhiều lợi ích được tìm thấy, quan trọng nhất chúng ta đang tạo ra được bộ dữ liệu lịch sử về quá trình mua hàng, chúng ta có thể khai thác sáng tạo những dữ liệu này theo những cách khác nhau, mà có thể khiến chính chúng ta bất ngờ!

Thí dụ nếu bạn định mở cửa hàng offline, bạn sẽ phải quan tâm xem, khu vực địa lý nào nhiều người mua nhất, là Cầu Giấy hay gần Hoàn Kiếm thì hơn…

Khách hàng thường gọi điện cho bạn vào khung giờ nào – nếu có thông tin này, bạn có thể điều chỉnh giá thầu tăng để thêm khả năng hiển thị quảng cáo của bạn trong những khung giờ đó, từ đó gia tăng cơ hội lợi nhuận.

Khách hàng thường mua những gì kèm với nhau. Nếu họ hay mua sản phẩm A kèm với sản phẩm M, bạn có thể thêm thông tin sản phẩm M khi quảng cáo những bài viết về A, hoặc bạn có thể giảm giá một chút khi khách hàng mua A và M.

Tất cả những điều trên hoàn toàn có thể thực hiện được nếu bạn có được bộ CSDL chuẩn và đầy đủ.

Áp dụng ở các cửa hàng trên mặt đất của chương trình quản lý bán hàng cũng rất quan trọng. Nếu bạn từng đến Big C, siêu thị rất lớn và quen thuộc ở Hà Nội, mỗi lần thanh toán bạn sẽ thấy cuối cùng nhân viên đưa cho bạn một tờ giấy ghi đầy đủ các mặt hàng mà bạn mua, nhưng còn nhiều thứ hơn ở đằng sau đó.

Big C nắm đầy đủ thông tin bạn mua gì, số lượng bao nhiêu, lượng tiền thế nào. Nếu bạn dùng Big Xu (một chiếc thẻ có tính năng giảm giá), họ sẽ biết bạn mua bao nhiêu lần rồi, ngày giờ nào.

Những thông tin trên sẽ được phân tích riêng để giúp Big C nhập tăng những sản phẩm bán chạy, giảm những sản phẩm kém. Bày các sản phầm gần nhau nếu chúng được mua kèm. Chủ động điều chỉnh tăng lượng nhân viên vào những ngày và giờ cao điểm (vì họ biết trước điều này). Biết được chu kỳ mua hàng của khách theo tuần, tháng, mùa.

Như vậy để xây dựng được chương trình quản lý tốt, chúng ta phải đảm bảo:

  • Khai thác tối đa thông tin của khách hàng. Về sản phẩm, khách mua gì, số lượng bao nhiêu, ở đâu, điện thoại thế nào thường chúng ta biết rõ, nhưng nên có các thông tin khác như: giờ mua hàng, mua qua kênh nào,..thì tuyệt hơn nữa.
  • Nhập liệu chuẩn và đầy đủ.
  • Tìm cách khai thác sáng tạo thông tin có được.
  • Bảo mật để ngăn thông tin bị ăn cắp.
  • Có biện pháp backup phòng ngừa để ngăn phá hoại.

Mô hình lý tưởng của chương trình quản lý bán hàng online

Ở Việt Nam, cái khó nhất là lòng tin, người mua vớ vẩn linh tinh cũng nhiều, mà người bán lừa đảo cũng không ít. Vấn đề là người mua sợ thanh toán trước, không nhiều người tin người bán hàng sẽ chuyển đủ số lượng và chất lượng giống như cam kết.

Đất không chịu trời thì trời phải chịu đất, nhiều người bán chấp nhận COD – tức là khách nhận được hàng mới phải thanh toán tiền.

Thường các shop online muốn khách gọi điện đến đặt hàng, tuy nhiên khi đặt qua điện thoại, bạn sẽ phải ghi ra giấy thông tin của khách, rồi sau đó nhập lại vào chương trình quản lý bán hàng online.

Bạn có thể thấy điều này làm phát sinh chi phí và các rắc rối khác như:

  • Tiền điện thoại của khách gọi đến cho bạn.
  • Thời gian bạn phải bỏ ra để nhập liệu.
  • Có thể có lỗi phát sinh vì các lý do như nghe nhầm, gõ nhầm.

Thế nhưng tại sao người bán không muốn khách tự nhập dữ liệu mua hàng qua form trực tuyến?  như vậy không phải đơn giản hơn rất nhiều hay sao?

Lý do nằm ở chỗ: vì không phải thanh toán trước, tính cam kết sẽ không cao, nên trong nhiều trường hợp đặt hàng qua form người dùng rất dễ thay đổi. Khi gọi điện nghĩa là họ sẽ phải bỏ ra một chi phí nào đó (thay vì hầu như không mất gì khi gõ qua form), và họ đang tiếp xúc với một người thực sự (thay vì tương tác với máy). Vì vậy, đặt hàng bằng cách gọi điện có tỷ lệ thất bại hoặc giao đi giao lại thấp hơn form khá nhiều => người bán, cũng giống như tôi, thích khách hàng gọi điện hơn.

Mô hình lý tưởng gạt bỏ các rắc rối trên.

Nếu bạn từng dùng thẻ VISA hoặc Paypal để mua sản phẩm nào đó trên mạng, bạn sẽ thấy các thao tác rất đơn giản và dễ dàng.

Bạn chỉ cần chọn các sản phẩm cần mua, sau đó điền thông tin cá nhân để thanh toán, tiền của bạn được chuyển cho người bán, còn bạn sẽ có sản phẩm hoặc dịch vụ cần. Nếu là dịch vụ online bạn sẽ được sử dụng gần như ngay lập tức (ví dụ: game, ebook, tên miền, hosting). Nếu là sản phẩm vật chất (điện thoại, sách giấy) sẽ mất thời gian (từ một cho đến vài ngày) để nó được ship đến tay bạn.

Ở đây, chính thao tác nhập liệu của người dùng sẽ tạo các dữ liệu cho đơn hàng online (bạn không phải gõ lại lần nữa, và bạn không gõ nhầm được!), và gần như 100% đó là những người mua thực sự, vì họ đã thanh toán tiền cho bạn (hiếm khi bị từ chối).

Khụ, nhưng nói thì nói vậy thôi, trong lúc chờ đợi mô hình lý tưởng xảy ra chúng ta vẫn cứ phải bán hàng.

Và quan trọng hơn, các tính năng, chức năng của chương trình quản lý bán hàng online không phụ thuộc nhiều vào việc người dùng có thanh toán qua mạng hay là COD, vì vậy hãy sử dụng nó ngay khi có thể.

Xác định yêu cầu và chi tiết chức năng

Cứ định bỏ qua phần này nhưng rồi cuối cùng vẫn phải viết vì không thể đừng được nữa. Bởi vì khi chương trình trở lên phức tạp nó cần một bản mô tả chức năng đầy đủ để được kiểm thử toàn bộ xem có khớp với yêu cầu hay chưa. Với vài trăm yêu cầu lớn nhỏ khiến việc nhớ trong đầu là bất khả, dẫn đến việc chúng ta phải có bản tường trình bằng văn bản.

Thôi không dài dòng nữa ợ. Đâm vào đề luôn.

Chức năng tạo vận đơn

Dùng để tạo đơn hàng, bao gồm: địa chỉ, số điện thoại, mua sản phẩm gì, cái nhãn này về sau dán lên sản phẩm để ship hàng cũng như khách hàng nhìn vào.

Các trường dữ liệu:

  • Số điện thoại: Có chức năng báo quên nhập số, báo thiếu số (ví dụ dưới 10 số là nó báo).
  • Địa chỉ: Cũng có chức năng báo quên, vì đây là dữ liệu bắt buộc phải có mới giao hàng được.
  • Họ tên và Quận: hai trường này có thể nhập có thể không, không bắt buộc.
  • 5 trường sản phẩm: Sản phẩm chọn từ danh mục sản phẩm được tạo từ trước, với các mô tả cụ thể như mã sản phẩm, giá.
  • Bên cạnh trường tên là trường giá sản phẩm: Giá được show ra khi người dùng chọn sản phẩm, để họ tránh nhầm lẫn. Trường giá là tự động điền, nó lấy thông tin từ trường sản phẩm. Trường sản phẩm lấy từ CSDL, trong khi trường giá dùng JavaScript để lấy thông tin từ trường sản phẩm.
  • Tiếp theo là trường số lượng, điền số lượng sản phẩm khách muốn mua. Cái này cũng chủ động báo thiếu nếu quên nhập.
  • SP Plus là thông tin đi kèm sản phẩm. Tức là nếu có nhu cầu chúng ta có thể đính kèm thông tin mở rộng vào danh mục sản phẩm mua. Ví dụ khách mua nhiều có quà, thì cần phỉa có trường này để bổ sung thông tin.
  • Phí ship: nhập phí ship hàng, hiện tại chủ yếu freeship nội thành nên mặc định của trường này hiện tại là 0 – có thể cần thêm chức năng tùy chỉnh
  • Thanh toán và Lý thuyết về cơ bản là một: Trường lý thuyết tính toán tự động các sản phẩm rồi tính thành tiền. Tuy nhiên đôi khi thanh toán của chúng ta khác một chút trên lý thuyết nên trường Thanh toán sẽ được điền sau.
  • TT Plus nó cũng giống SP Plus nhưng là dùng để bổ sung thông tin cho trường thanh toán, thí dụ như khách đã chuyển khoản. Giảm giá vì lý do nào đó…
  • Ghi chú: trường bổ sung thông tin, dành cho các mục đích thông báo thêm, chẳng hạn như, giao trước giờ nào đó…
  • Nhận hộ, dành cho khách hàng nhờ người nhận hộ.
  • Nút Xóa dùng để xóa thông tin đã nhập.
  • Nút Tạo Vận Đơn đùng để tạo.
  • Sáng <-> Chiều dùng để chuyển đổi vận đợn từ sáng sang chiều hoặc ngược lại.

Leave a Comment